Реестр договоров отчетность

Реестр договоров

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам
  • Реестр – друг и помощник договора

    Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

    Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

    Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

    Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)
  • Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

    Программа для учета договоров

    Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

  • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
  • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
  • отсутствие связи с историей согласования и переписки.
  • Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

    В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

    1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
    2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
    3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:
    4. Реестр договоров по 223-ФЗ. Изменения с 2016 года

      С 2016 года при размещении информации в реестре договоров, помимо уже привычных сведений о заключенном договоре, заказчики прикрепляют копию договора и подтверждающие документы. Что считать копией, как часто отражать в реестре сведения об исполнении договоров? Что считать фактом исполнения договора по 223-ФЗ? Статья про изменения с 2016 года, есть ссылки на полезные письма.

      Этапы проведения закупки по 223-ФЗ выглядят примерно так: формирование и публикация извещения — подача заявок — работа комиссии и определение победителя — завершение размещения закупки — направление сведений в реестр договоров.

      Перечень информации и документов, которые нужно направлять в реестр, Правительство РФ установило в Постановлении от 31.10.2014 № 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки».

      Заказчик, копируй и подтверждай

      В 2015 году заказчики отражали в реестре договоров только сведения о факте заключения договора и об изменении, расторжении, исполнении договора. Сами документы в реестр договоров заказчики не прикладывали, ведь такой обязанности в 2015 году не было.

      С 2016 года при заполнении сведений в реестре договоров заказчики обязаны прикреплять к реестровой записи копии соответствующих документов. Это копии договора или копии документов об изменении, исполнении, расторжении договора.

    5. Сведения о заключенном договоре
    6. Сведения об изменении, расторжении, исполнении договора
    1. Сведения о заключенном договоре и копию договора
    2. Сведения об изменении, расторжении, исполнении договора и подтверждающие документы
    3. Что считать копией договора

      Комментирует Станислав Грузин, эксперт в области закупок по 223-ФЗ, 44-ФЗ, заместитель директора департамента обучения и правовой экспертизы OTC.RU, ведущий вебинара про изменения по 223-ФЗ:

      «Сейчас это принято трактовать так: заказчик прикрепляет сканированную копию заключенного договора, в котором указаны все атрибуты: печать, подпись, дата и т. д. В рамках Постановления 1132 есть исключение: если договор заключен в электронной форме и подписан электронно-цифровой подписью, как это бывает при проведении закупки в электронной форме, то заказчику нет необходимости отдельно распечатывать и подписывать договор в бумажном виде. Такой заказчик вправе разместить в реестре договор, который заключен в электронном виде. Это относится и другим документам, например, подтверждающим исполнение договора. Если заказчик ведет отчетность в электронном виде, он может отражать в реестре документы, подписанные электронно-цифровой подписью».

      Что считать фактом исполнения договора по 223-ФЗ

      В этом вопросе поставлена точка, позиция подтверждена в письме Минэкономразвития России от 07.07.2015 № Д28и-1964. По общему правилу договор считается исполненным только после того, как стороны полностью исполнили принятые на себя обязательства:

    4. поставщик поставил товар, выполнил работу или оказал услугу;
    5. заказчик принял и оплатил товары, работы, услуги. И только после этого заказчик отражает в РД сведения об исполнении договора. У него есть 10 рабочих дней с момента исполнения части или этапа договора либо всего договора полностью.
    6. Как часто отражать в РД сведения об исполнении договоров

      У заказчика есть альтернатива. Позиция Министерства финансов РФ и Казначейства — заказчик может отражать в реестре договоров сведения об исполнении двумя способами:

    7. После каждого факта приемки товаров, работ, услуг. Например, по договору предполагается ежемесячная поставка товара. Каждый месяц после приемки товара заказчик может отразить в реестре сведения об исполнении договора в рамках конкретного месяца.
    8. После исполнения всех обязательств по договору.
    9. Заказчику желательно закрепить в Положении о закупке порядок отражения сведений об исполнении договоров в реестре договоров (письмо Минфина от 24.04.15 № 02-02-08/23847). Но даже если это не сделано, все равно можно придерживаться любого из способов.

      Онлайн-курс «Закупки по 223-ФЗ». Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации разработана на основании требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Повышение квалификации (72 часа)

      Отчеты в конфигурации «Респект:Учет договоров» в качестве исходных данных используют плановые данные из карточки договора и фактические данные из бухгалтерских проводок.

      Все представленные отчеты имеют универсальный механизм построителя отчетов, что позволяет компоновать данные и представление отчетов произвольным образом. Отдельно рассматриваются принципы формирования отчетов, которые действуют во всех отчетах.

      Для каждого формируемого отчета приведено краткое описание функционала. Как отмечалось ранее, данные в отчетах могут быть скомпонованы произвольным образом, поэтому будут рассмотрены только ключевые возможности отчетов. Более детальное представление о системе отчетов вы сможете сформировать начав ими пользоваться.

      Отчеты: «Покупка: план платежей», «Покупка: план исполнения», «Продажа: план платежей», «Продажа: план исполнения», являются потомками отчета «Ведомость по договорам». В них заранее установлены значения фильтрации отдельно для договоров покупки и продажи. Ими удобно пользоваться когда необходимо работать только с определенным типом договоров.

      Реестр договоров отчетность

      Предлагаем обратить внимание на следующие изменения:

      1. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2017 N 1429 до 1 июля 2018 года было приостановлено действие подпунктов «е» и «к» пункта 2 Правил ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.10.2014 N 1132, которыми была установлена возможность отражения в реестре договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки, сведений о поставщике (подрядчике, исполнителе) и информации о договорах с субподрядчиками.

      Таким образом, с 01.07.2018 г. сведения о поставщиках, подрядчиках, исполнителях подлежат обязательному внесению в реестр договоров.

      2. С 01.07.2018 года изменяется форма ежемесячной отчетности, в частности, в соответствии с ч.19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ от 18.07.2011 заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, размещает в единой информационной системе:

      1) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, в том числе об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров в соответствии с частью 3 статьи 41 настоящего Федерального закона;

      2) сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

      3) сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком)по результатам конкурентной закупки, признанной несостоявшейся.

      Однако, у заказчика сохраняется обязанность размещения отчета за июнь 2018 г. по действующей в настоящий момент форме, включающей в т.ч. сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства, с указанием сведений о количестве, об общей стоимости договоров.

      По информации Казначейства России в период с 22-00 МСК 29.06.2018 (пятница) и до 01.07.2018 (воскресенья) планируется обновление ЕИС. Обновленная версия ЕИС не будет содержать возможности внесения сведений о закупках у субъектов малого и среднего предпринимательства в ежемесячную отчетность по ФЗ-223.

      На основании изложенного, заказчикам необходимо в срок 29.06.2018 разместить ежемесячный отчет (возможно даже «нулевой»), а в дальнейшем в срок до 10.07.2018 при необходимости его скорректировать.

      Реестр договоров по 223 ФЗ

      В реестр контрактов заказчиками должна быть внесена информация касательно договоров, которые заключаются. Эти условия должны выполняться на основании законодательства о контрактной системе – Закон 44-ФЗ. С 1 января текущего года начали предъявляться такие же требования и к работе по закупке товаров юридическими лицами по 223-ФЗ. Для закупочной деятельности ведётся реестр договоров, где будут точно отображены все необходимые данные о субъектах, заключающих договор.

      Отчётность по закупкам, или реестр договоров по 223-ФЗ

      Теперь те предприятия, которые осуществляют закупки, должны предоставлять информацию о количестве и стоимости договоров, которые они заключили. Выставляется информация на официальный сайт, срок – не позднее 10 числа месяца, который следует за отчётным.

      Договоры составляются по результата закупки товаров, по закупке у поставщика, который является единственным, а также по закупке у малых предпринимателей. Сведения о стоимости закупки являются тайной государства, однако есть такие исключительные случаи, при которых эта информация также предоставляется на официальном сайте.

      С самого начала 2015 года в силу вступила и дополнительная форма – так называемый реестр договоров. Теперь, собственно, заказчики имеют ещё одну обязанность для детализации информации, которая содержится в заключённых договорах. Есть и специальное постановление, в котором указаны основные правила ведения нового реестра, вступившего в силу – Постановления № 1132.

      Реестр договоров является аналогичным реестру контрактов, который выступает в качестве обязательного для заказчиков. В реестр поступают лишь сведения о тех договорах, которые были заключены в 2015 году, то есть после вступления проекта в силу, а если договор заключался ещё в 2014 году, но он подразумевался на 2015, то никакие данные в реестр не вносятся.

      Ведение реестра договоров

      Сам процесс ведения реестра договоров по 223 ФЗ подразумевает действия заказчиков, а также казначейства, когда заказчик вносит в реестр договоров всю информацию, указанную в постановлении. Так, заказчиком формируются сведения о заключённом договоре, которые впоследствии направляются в казначейство. Пока нет конкретной формы для направления этой информации, но уже утверждён перечень документов, которые будут поступать. Казначейство за определённые сроки проводит проверку всех документов, и если нет каких-либо нарушений, то делается формирование реестровой записи, и договор получает свой индивидуальный номер.

      Ведение реестра осуществляется в электронном варианте, и для того чтобы единая информация могла быть введена в эксплуатация, размещаются все необходимые сведения на официальном сайте. Осталось только решить вопрос по дальнейшему действию заказчика и Казначейства, и в данном случае есть два варианта, по которым будут развиваться события:

      1. Заказчики будут самостоятельно формировать данные и затем направят их в Казначейства через сайт.
      2. Разработка специальной формы реестра договоров, чтобы каждый заказчик мог пошагово заполнить поля, а затем сопоставление и проверка подлинности документации будет происходить в автоматическом режиме.
      3. Содержание реестра договоров

        В реестр НЕ нужно вносить

        Постановление говорит о том, какую информацию не нужно включать в реестр договоров.

      4. информация о договорах, которая не может размещаться в единой системе, так, это могут быть любого рода сведения о закупках;
      5. сведения о тех закупках, которые составляют государственную тайну.
      6. Группы данных в реестре

        В целом данные, которые имеют место быть в реестре договоров, могут быть разделены на 4 группы.

        • сведения, которые характеризуют самого заказчика;
        • сведения, которые предоставят информацию о поставщике;
        • предмет договора, данные о нём;
        • описание условий, в которых происходит закупка, а также некоторые обстоятельства, предусматриваемые договором.
        • Реестр НУЖНО вносить

          Если говорить о подробном перечне информации для реестра договоров, то он должен включать в себя несколько основных моментов: название заказчика, способ закупки и обстоятельства, согласно которым он выбирался, дата подведения итогов закупки, а также дату, когда заключался договор, номер договора, если таковой имеется, предмет договора, цена, информация о поставщике. Также договор содержит и такие сведения, как информация о договорах с субподрядчиками, и на данном этапе подразумевается о том, что в договоре установлены требования о привлечении к исполнению самих субподрядчиков малого предпринимательства, а также среднего. Также указывается общее число договоров, которое заключается подрядчиком с другими субъектами. Данная информация указывается в случае необходимости. Также если происходит привлечение субподрядчиков, то в договор вносится информация о фирменном наименовании (если таковое имеется), а также указывается информация о местонахождении субподрядчика. Имеет место быть и цена договора с предметом договора с субподрядчиками.

          Когда информация должна быть размещена?

          Постановление № 1132 содержит информацию о сроках, за которые должны вноситься сведения в реестр договоров. Сроки зависят от конкретных совершаемых действий, то есть информация, которая подтверждает факт самого заключения договора, должна быть внесена в реестр на протяжении 3 дней с того момента, как договор подписан. Если же имеются изменения касательно расторжения договора, то информация вносится в реестр на протяжении 10 дней с того момента, как была совершена сделка. Так, в зависимости от конкретного обстоятельства сроки устанавливаются совершенно различные. Если есть необходимость, то уполномоченный орган может продлить сроки для рассмотрения документов, а также сроки заключения договора также могут быть продлены.

          Смотрите так же:

          • Заявление на возврат налога 2014 бланк Заявление на возврат налога в связи с его переплатой: официальный бланк и образец заполнения. Документ оформляют при получении налоговых вычетов, переплате налога в результате ошибки, возврате налога при применении налоговых льгот. Во-многих случаях вы вправе вернуть сумму налога из […]
          • Правило в экселе 9.2.1.3. Правила ввода формул в Excel 1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений. 2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры. 3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода […]
          • Необходимые документы для развода в минске Необходимые документы для развода в минске Развод (расторжение брака) возможен двумя способами: подача заявления в ЗАГС подача иска о расторжении брака в суд Каждый из этих способов имеет свои отличительные черты. Забегая вперед, скажем, что развод через ЗАГС быстрее и проще, однако […]
          • Какая минимальная выплата по алиментам Минимальные алименты Размер алиментов — величина, четким образом нефиксированная семейным законодательством, поэтому таковых понятий как «максимальная» или «минимальная» сумма алиментов — не существует. Однако размер алиментных выплат абстрактно соотнесен с двумя факторами: При долевом […]
          • Разместить объявление о ликвидации Публикация сообщений о существенных фактах в журнале «Вестник государственной регистрации» Сообщение о ликвидации ЮЛ Документы необходимые для публикации сообщения Не используя электронную подпись. Используя электронную подпись. Бланк-заявка — 1 экз. Сопроводительное письмо — 1 […]
          • Алименты с мужа до 3 лет Что говорит семейный кодекс про алименты на содержание супруги до 3 лет? Когда малышу нет еще и трех лет, то мать, расставшаяся с отцом, не имеет возможности работать, так как должна ухаживать за ребенком. Про то, что на ребенка положены алименты, знают все. А вот о том, что отец чада […]